Planywhere voorziet in toegang tot actuele planning

Digitaal plannen
Verdeeld over vier regio’s, biedt Zuidwester ondersteuning bij wonen, werk en dagbesteding aan zo’n 1300 cliënten. Iedere regio heeft een eigen flexbureau, dat verantwoordelijk is voor de planning van medewerkers. De vijftien vaste planners van Zuidwester zijn verantwoordelijk voor de invulling van de benodigde diensten om de zorg aan cliënten te kunnen leveren. De planning kunnen de zorgverleners vervolgens digitaal vanaf elke gewenste plek inzien.

Eigen regie
Hans Dogge (applicatiebeheerder DRP bij Zuidwester) ziet het gebruik van DRP binnen de organisatie de laatste jaren veranderen: “DRP ondersteunt ons planningsproces met steeds meer modules. Toen we in de jaren negentig startten met digitaal roosteren, maakten de planners de roosters in DRP, die ze vervolgens uitprintten. Medewerkers kregen een eigen print van hun rooster en vakantiekaarten werden regelmatig op papier aan de medewerkers verstrekt. Nu gaat vrijwel alles digitaal. Bij uitzondering worden er nog gegevens geprint. Dat is mogelijk dankzij inzet van de module Planywhere, het medewerkerportaal van DRP. Met Planywhere hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun planning. Ze beschikken over hun actuele rooster en urensaldi. Ook kunnen zij intekenen op openstaande diensten en diensten ruilen. En zijn ze eerder/later gestart of gestopt met werken, dan kunnen zij deze gegevens zelf muteren.”

Eenvoudiger muteren
Door de zorgverleners zelf steeds meer verantwoordelijkheden te geven, heeft Zuidwester een flinke efficiëntieslag behaald. André Hagoort (hoofd ICT bij Zuidwester) zegt hierover: “Tussen de regio’s zijn de verschillen zichtbaar. Overal waar Planywhere optimaal benut wordt, hebben we duidelijke besparingen gerealiseerd.” Hans Dogge vult aan: “In de regio Zeeland is het aantal planners gehalveerd. Dit hebben we onder andere gerealiseerd door het mutatieproces te optimaliseren. Dat bevat nu veel minder schakels dan voorheen. Eerder vlogen de mailtjes heen en weer, moesten verschillende medewerkers iets accorderen en voerde het planbureau uiteindelijk de wijzigingen door. Een medewerker bleef ondertussen maar vragen of de aanpassing al doorgevoerd was. Dit kostte allemaal veel tijd. Planners waren soms veel tijd kwijt aan het doorvoeren van mutaties. Hierdoor kwamen ze niet toe aan hun kerntaak: plannen.

Door DRP Planywhere is dit weer mogelijk. Medewerkers kunnen hiermee zelf muteren, waardoor de planners niet met terugwerkende kracht een mutatie hoeven door te voeren. Dit maakt dat de roosters meer up-to-date en op orde zijn dan voorheen. Het heeft veel voordelen om de medewerkers zelf de regie te geven.”

Een duurzame relatie
Zuidwester is al jaren een tevreden gebruiker van verschillende DRP-modules. Naast Planywhere, gebruikt de organisatie ook de modules FTE Planning en Flexplanning. Daarnaast maakt de organisatie intensief gebruik van de mailmodule. Het handmatig bevestigen van ingeplande flexdiensten behoort hiermee tot het verleden. DRP verstuurt deze bevestigingen automatisch, wat veel tijd bespaart. Ook is het mogelijk om openstaande flexdiensten via deze module onder de aandacht van de medewerkers te brengen. Binnenkort wil Zuidwester het gebruik van DRP uitbreiden met de sms-module. Hiermee kunnen ad hoc-aanvragen snel naar de medewerkers worden gecommuniceerd en worden ingevuld. “Snelle en efficiënte communicatie is een must bij flexplanning. PinkRoccade denkt met ons mee door mogelijkheden zoals een sms-functie aan te bieden. Als klant worden we actief bij nieuwe ontwikkelingen betrokken. Dat is prettig samenwerken. PinkRoccade is een betrokken en betrouwbare leverancier.”