Eén EPD voor Isala

Stap naar meer digitale ontwikkeling

Isala is het grootste niet-academische ziekenhuis van Nederland met vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. “Net zoals bij de meeste ziekenhuizen in Nederland, waren ook bij Isala een deel van de applicaties verouderd die betrekking hadden op de EPD-functionaliteiten”, licht Ben Collignon toe. “Daarnaast wilde Isala een stap zetten naar een meer digitale ontwikkeling qua patiëntenzorg en waren de bestaande systemen daar niet op ingericht”. Dit leidde tot de beslissing om te kiezen voor één EPD waar alle vijf locaties gebruik van maken.

Begin 2018 startte de aanbesteding om de overstap naar HiX te ondersteunen. “PinkRoccade Healthcare kwam als beste uit de bus van vier partijen. Zij won het meeste vertrouwen”, aldus Wim Kortekaas. Daarbij was het handig dat zij ook het technisch applicatiebeheer direct konden invullen. Ook de goede reputatie in de markt, de cultuur en flexibiliteit van PinkRoccade en de juiste prijs-kwaliteit verhouding waren redenen om het traject met PinkRoccade als voorkeursleverancier aan te gaan volgens Collignon. Collignon: “PinkRoccade Healthcare bleek een van de betrokken betrouwbare implementatiepartijen waar Isala op kon bouwen”.

Zeer goede technische match

Het project startte in het voorjaar van 2018 met een technisch ontwerp en de inrichting van alle servers, zodat HiX op de juiste manier geïnstalleerd en geconfigureerd kon worden op basis van de specificaties die ChipSoft aanleverde. In zeer korte tijd werd een volledig werkende HiX backend infrastructuur gebouwd door PinkRoccade en Isala ICT, waarop de verschillende servers werden ingericht. Kortekaas: “Tijdens een interactieve technische sessie was Isala verrast door de ingebrachte technische kennis van PinkRoccade, en ontstond een fijne samenwerking rond de technische infrastructuur binnen Isala. Hierdoor is er op het gebied van infrastructuurarchitectuur een zeer goede match gemaakt.” Transparantie, concrete afspraken over verantwoordelijkheden en veel aandacht voor de mensen op locatie zijn belangrijke elementen die PinkRoccade inbrengt.

In het voorjaar van 2018 startte het technisch applicatiebeheer van de HiX-omgevingen. In eerste instantie leverde PinkRoccade 5 x 9 technisch support en proactieve monitoring. Eén maand voor livegang werd dit opgehoogd naar 7 x 24. Over de samenwerking vertelt Kortekaas: “Ik ervaar een zeer constructieve samenwerking bij het beschrijven van de SLA en het DAP, tijdens livegang en bij de in beheer name binnen Isala. Er wordt veel kennis uitgewisseld en we ervaren een partnerschap.”

Stroomlijning van de processen was cruciaal

Omdat Isala een fusieziekenhuis tussen Meppel en Zwolle is, was er sprake van een migratie en een conversie. Meppel maakte al gebruik van een ChipSoft EPD: EZIS. Zwolle heeft jarenlang een eigen EPD ontwikkeld en beheerd: Eridanos. Omdat ze overstapten naar standaard content ChipSoft is stroomlijning van de processen daarom cruciaal. PinkRoccade vervulde hierin diverse rollen, van conversie tot facturatie en van testen tot de omnummering van deelsystemen. Tijdens de livegang waren er ook rollen als go-live floor support en go-live servicedesk. Ook was er aandacht voor de samenwerking op functioneel en technisch vlak.

De aanpak vanuit PinkRoccade was pragmatisch en proactief. Isala is een ziekenhuis met veel complexiteit, waardoor het vaak voorkomt dat uitleg nodig is op onduidelijke punten. In dat geval gaan we niet mailen, maar bellen we of gaan naar de mensen toe. Het contact tussen Isala en PinkRoccade is daarmee prettig. Collignon: “Ik ervaar de samenwerking als plezierig, constructief en open. PinkRoccade heeft enthousiast, gedreven en meedenkend personeel.”

Een goed draaiend EPD

Het belangrijkste resultaat voor Isala was een goed draaiend EPD. “We zijn erg blij dat we alle gestelde deadlines hebben gehaald en dat we op 2 november 2018 het EPD HiX organisatiebreed in productie hebben genomen”, aldus Kortekaas. Collignon voegt toe: “We zijn live gegaan met een nieuw EPD en een scala van kleinere trajecten zonder veel verstoringen. Een model livegang”. Het gehele technisch applicatiebeheer op de HiX backend en extra ondersteuning rondom functioneel beheer wordt ook na de livegang verzorgd door PinkRoccade.