Kennismatrix vergroot professionaliteit ICT-afdeling BrabantZorg

“De veranderende complexiteit in zorg en in ICT verlangt van ons als ICT-afdeling dat we vandaag een oplossing hebben voor de uitdaging van morgen ”, aldus Martien van Wanrooij (ICT-manager bij Brabantzorg). Om de rest van de organisatie goed te blijven bedienen en adviseren, vond de afdeling functioneel applicatiebeheer (FAB) het tijd voor een professionaliteitsslag.

Van ad hoc naar procesmatig
Applicatiebeheerder Henri van Buuren: “We liepen achter de feiten aan. Hadden vaak te maken met veel ad hoc werkzaamheden. We waren probleemoplossend bezig, het welbekende ‘brandjes blussen’. Dat moest anders”. Applicatiebeheerder Dory Hammen vult aan: “Je bent als mens geneigd om te doen wat je al jaren doet. Het is goed om af en toe stil te staan en van een afstand te kijken naar de werkzaamheden”.

Procesmatig werken met BiSL
Een eerste stap op weg naar procesmatig werken, was het starten met BiSL. Ellen: “PinkRoccade Healthcare heeft veel kennis in huis op het gebied van het beheer van de informatievoorziening. In enkele workshops met een consultant van PinkRoccade, werden we ons meer bewust van het voordeel van procesmatig werken en vooral ook van de juiste verdeling van taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het functioneel beheer. Functioneel beheer omvat een grote set van activiteiten. Daarom is het belangrijk om te weten wie wat doet op welk moment. De workshops in combinatie met BiSL-trainingen, gaven ons al meer structuur in ons werk.

De kennismatrix: 360 graden feedback
Parallel aan de toepassing van BiSL, werd samen met PinkRoccade Healthcare de kennismatrix uitgevoerd op de afdeling FAB. De uitvoering van de kennismatrix startte met een vragenlijst die medewerkers invulden voor henzelf en twee anderen. “Een waardevolle meting, waarmee je 360 graden feedback krijgt”, aldus Ellen. Vervolgens vonden er individuele gesprekken plaats. Iedere medewerker benoemde een aantal SMART-resultaten om individueel mee aan de slag te gaan. Tijdens de gesprekken lag de focus op de benodigde stappen om die individuele doelen te bereiken. “De gesprekken waren open en eerlijk. Het was een goede dialoog. Door hier bewust tijd voor vrij te maken, bied je mensen de mogelijkheid om op afstand te kijken naar hun werkzaamheden en doelen. Iemand gaf bijvoorbeeld aan graag opleidingen te willen geven. Dat was er nooit eerder van gekomen. Nu wel. De kennismatrix houdt ons scherp, zodat we zulke mogelijkheden zien en benutten. Iedere drie maanden bespreken we de voortgang. En het proces van beoordelen en interviewen willen we ieder jaar herhalen.”

Teamwork
Functioneel applicatiebeheerder Dory Hammen was eerst sceptisch over het proces: “We hebben als team al vaker geroepen pro-actiever te willen zijn. Het bleek toen lastig om de daad bij het woord te voegen. We wisten wel wat we wilden, maar hadden niet de middelen om het vast te houden. Dit keer was dat anders. We hebben er met z’n allen de schouders onder gezet en zijn anders gaan denken en acteren. We maken nu echt als team stappen vooruit.”

Initiatief tonen
De afdeling FAB gaat anders te werk sinds de kennismatrix is toegepast. Dory: “We denken op een andere manier, volwassener. We tonen initiatief en zijn zelfbewust in het afhandelen van wijzigingen. Wij durven de organisatie te vertellen wat er gaat veranderen, welke consequenties dat heeft en hoe je erop kan reageren.” Ellen vult aan: “Wij kijken nu proactief naar komende veranderingen. Hoe pakken we bijvoorbeeld een nieuwe uitrol van een release aan? Wat zijn onze middelen en mogelijkheden? En ook: hoe kunnen we iets wat onmogelijk lijkt, toch mogelijk maken?

Minimale inspanning, maximale opbrengst
De afdeling ervaart na toepassing van de kennismatrix meer regie bij het uitvoeren van haar werkzaamheden. Het verschil in manier van werken is niet alleen merkbaar bij de afdeling zelf. “De rest van de organisatie ziet ook verandering. En dat is goed om te horen. Want wij willen vanuit onze rol als beheerder een toegevoegde waarde bieden aan de facilitering van de diensten binnen BrabantZorg”, aldus Martien. Ellen: “Het was een leuk en leerzaam traject. De kennismatrix was voor ons een uitgelezen middel om te bepalen waar we staan, waar we heen willen en hoe we daar komen. Vooraf had ik op een dergelijke uitkomst alleen maar durven hopen.”