Vereenvoudigde financiële en inkoopprocessen bij Zorgpartners Midden-Holland

Zorgpartners Midden-Holland biedt zorg in allerlei vormen in het Groene Hart. De organisatie biedt verzorging en verpleging, zowel thuis als in de verschillende zorgcentra. Ook zijn er mogelijkheden voor tijdelijke opnames en is er specialistische zorg voor mensen met onder meer dementie of een visuele handicap.

De organisatie maakt al jaren gebruik van Bomas, de boekhoudoplossing van PinkRoccade Healthcare. In 2014 automatiseerde de organisatie ook het inkoopproces, door de implementatie van ProCare. Zorgpartners Midden-Holland is een organisatie die volop in beweging is. En dit geldt ook voor de ontwikkeling van ProCare en Bomas. Hoe zet Zorgpartners Midden-Holland deze systemen in om haar inkoop- en financiële processen nog efficiënter te laten verlopen?

Slimme integratie van IT-systemen vereenvoudigt processen
Mark-Jan vertelt: “Bomas en ProCare hebben de afgelopen jaren steeds meer werkzaamheden van ons overgenomen. Bomas is gekoppeld met andere systemen die wij in gebruik hebben, waaronder ons ECD, en zorgt daardoor voor een gecontroleerd facturatieproces. Ook de mogelijkheid om bankafschriften automatisch te herkennen en direct op de juiste grootboekrekening te zetten, bespaart onze organisatie veel tijd.” Door de koppeling tussen ProCare en Bomas krijgt Zorgpartners Midden-Holland een goed beeld van de lopende verplichtingen: “Een binnengekomen factuur kan namelijk al in de kosten geboekt worden, voordat deze door de budgethouder geaccordeerd is. Hierdoor kom je achteraf niet meer voor verrassingen te staan”, aldus Mark-Jan.

De winst van digitaal factureren
Zorgpartners Midden-Holland verstuurt ongeveer 35.000 facturen per jaar naar haar debiteuren. Het versturen van deze facturen per post is een arbeidsintensieve klus, vertelt Mark-Jan: “We moeten de facturen die we versturen naar onze debiteuren printen, sorteren, vouwen en in de enveloppen stoppen, voordat we ze kunnen verzenden. Dat kost veel tijd en daarom veel geld. En dan heb je het nog niet eens over de portokosten die we voor elke factuur betalen. En dat voor facturen waar soms slechts één kroket op staat! Met de module Bomas Digitaal Factureren zijn al deze handelingen verleden tijd. Met deze module kunnen we onze facturen en aanmaningen digitaal naar onze debiteuren versturen. Een grote vooruitgang die ons veel tijd en geld bespaart.”

Meer grip op inkoopproces door ProCare
Zorgpartners Midden-Holland maakt gebruik van diverse modules van ProCare. De factuurmodule ondersteunt de organisatie bij de afhandeling van de facturen die binnenkomen: “Hoe sneller het proces van inkoopfacturen verloopt, hoe beter we voldoen aan de betalingstermijnen van leveranciers. Oftewel: beter in control en minder aanmaningen.”

ProCare herkent de inkomende facturen en kan deze vervolgens matchen met de bestellingen die via de bestelmodule van ProCare gedaan zijn. Zodra een eventueel verschil binnen de door de organisatie vastgestelde marges valt, wordt de factuur automatisch goedgekeurd en geboekt. Voor een optimale herkenning van de facturen door ProCare kan de organisatie zelf regels instellen. Zo kan zij de software als het ware trainen. Mark-Jan vertelt: “Hoe beter de software getraind is, des te groter is het percentage facturen dat herkend wordt. Het is een uitdaging om dat percentage steeds hoger te krijgen. Facturen op basis van orders zet ProCare automatisch door naar Bomas. Onze taak is dan enkel nog het controleren en accorderen van de overige facturen. ProCare herinnert ons hier slim aan door herinneringsmails te versturen. En ook het vinden van facturen is eenvoudiger dan ooit. ProCare is gebruiksvriendelijk en geeft ons inzicht in en grip op onze kosten.”

Strakke projectleiding en praktische ondersteuning
Na een eerste start op een aantal locaties, rolt Zorgpartners Midden-Holland de bestelmodule van ProCare nu verder uit in de hele organisatie. Mark-Jan van Unnik vertelt hierover: “We hebben al veel slagen gemaakt en zetten nu de spreekwoordelijke puntjes op de i. De verdere implementatie van deze module is daar één van. Net als bij andere implementaties, ondersteunt een consultant van PinkRoccade Healthcare ons hierbij. Hij zorgt voor een strakke projectleiding en heldere terugkoppeling. Ook geeft de consultant trainingen die we later zelf kunnen geven, we passen dus het ’train-de-trainer’-principe toe. PinkRoccade biedt goede ondersteuning voor, tijdens en na de implementatie. Dat is belangrijk, zeker omdat het allemaal plaatsvindt naast de dagelijkse werkzaamheden binnen onze organisatie.”

‘Meer met minder’ gerealiseerd
Bomas en ProCare vereenvoudigden en versnelden de financiële en inkoopprocessen. “Het eenvoudige werk is overgenomen door deze oplossingen. Hierdoor kunnen wij ons richten op andere taken die de kwaliteit van ons als ondersteunende dienst ten goede komt. En zo maken wij ‘meer met minder’ dus zeker waar”, concludeert Mark-Jan.