Zelfsturende teams leiden gebruiker HiX op, PinkRoccade begeleidt

Michiel Kraakman is projectleider HiX bij het RKZ, een middelgroot algemeen ziekenhuis in de regio IJmond. Het Brandwondencentrum van het Rode Kruis Ziekenhuis staat nationaal en internationaal aan de top. Het ziekenhuis is gevestigd in Beverwijk en heeft een polikliniek in Heemskerk. Het Rode Kruis Ziekenhuis heeft 275 bedden en er zijn ongeveer 1450 mensen in dienst.

Voor de ingebruikname van HiX zocht het RKZ een ervaren opleider. Kraakman: “We zochten kennis van het traject HiX en bovenal een partij met empathie voor de gebruikers voor wat de verandering met zich meebrengt.” PinkRoccade Ziekenhuizen stuurde Jesse Scherpenisse, een coördinator met veel kennis van HiX en HiX-trajecten. “Een van de belangrijkste factoren voor succes is het vertrouwen hebben dat de organisatie de inhoud van de cursussen het beste zelf kan vertalen en overbrengen in zelfsturende teams. Zij weten namelijk zelf het meeste over hun eigen processen. Mijn rol was volledig faciliterend”, aldus Scherpenisse.

Op maat gemaakte e-learning
Het project bestond uit verschillende fases en begon met een inventarisatie van de opleiders en gebruikers. Vervolgens bepaalden het RKZ en PinkRoccade Ziekenhuizen de strategie. Kraakman: “Vanwege onze goede ervaringen met e-learning besloten we niet alleen klassikale opleidingen te geven, maar ook speciaal ontworpen e-learning aan te bieden.” Het ging om vier e-learnings die de medewerkers samen met Scherpenisse ontwierpen: een basis e-learning en e-learnings voor specialisten, verpleegkundigen en polimedewerkers. “Alle medewerkers kregen die eerste variant aangeboden voor de basiskennis van de functionaliteiten van HiX. Voor de medewerkers die ook klassikaal geschoold werden, gold de basis e-learning als voorbereiding op de klassikale opleiding”, legt Scherpenisse uit.

RKZ trok een maand uit voor het opleiden van haar medewerkers. In deze periode kregen alle gebruikers toegang tot de opleidingsomgeving, om te oefenen wanneer zij dit wilden, en vonden de klassikale opleidingen plaats. Scherpenisse: “Voor de livegang en de dagen daarna organiseerde ik floorwalkers en een helpdesk. Deze floorwalkers liepen tijdens en na de livegang rond om lastige vragen te beantwoorden. Zij hadden een directe lijn met ons. Achter de helpdesk zaten continu twee personen. Verder zetten we in die periode twee medewerkers van een extern bedrijf in en zes consultants van PinkRoccade Ziekenhuizen. Mede vanwege deze inzet was het op de dag van livegang relatief rustig.”

Schouders eronder
Het opleidingstraject is zeer goed verlopen. Het merendeel van de medewerkers was geschoold op het moment dat RKZ HiX in gebruik nam. Volgens Scherpenisse komt dit voor een groot deel door de organisatie zelf. “De medewerkers zetten de schouders er echt onder en stonden voor elkaar klaar. Niet te veel politiek, maar veel pragmatiek.” Ook de livegang verliep soepel. “Dat is uiteraard niet alleen te danken aan de goede opleidingen”, vervolgt Scherpenisse. “Daar zorgden mede de applicatiebeheerders HiX, alle testers en opleiders voor.”

Het voordeel van de e-learnings is, dat ze gemaakt zijn voor de lange termijn. Kraakman: “Op dit moment gebruiken we de e-learning voor het opleiden van nieuwe gebruikers en ook voor toekomstige gebruikers is de lesstof geschikt.” Kraakman is tevreden over het traject en de samenwerking. “De coördinator van PinkRoccade Ziekenhuizen kent de binnenkant van een ziekenhuis. Hij weet wat er speelt. Hij zag er het belang van in van dat de zelfsturende teams het meeste werk moesten verzetten. Hij faciliteerde de medewerkers op uitstekende wijze. Exact zijn taak als coördinator.”