4 stappen bij de implementatie van video consulting via het EPD

Inmiddels is duidelijk dat het coronavirus (COVID-19) grote gevolgen heeft voor de zorg. Veel ziekenhuizen nemen het besluit om alleen noodzakelijke zorg aan poliklinische patiënten te leveren, om mogelijke besmettingen met het coronavirus zoveel mogelijk buiten de deur te houden. De reguliere zorg gaat desondanks door. Denk bijvoorbeeld aan het bijstellen van de behandeling, het aanpassen van medicatie, of simpelweg het monitoren van de voortgang. Hoe kunt u als zorgorganisatie in deze situatie toch klaar staan voor de patiënt? Mogelijk heeft u ook een aanvraag ingediend bij RVO om gebruik te maken van de uitbreiding op de SET-regeling. In dit artikel beschrijven wij 4 belangrijke stappen bij de implementatie van video consulting om u verder op weg te helpen.

Het implementatietraject
Diverse opdrachtgevers ondersteunen wij bij de implementatie van video consulting. In het licht van de huidige omstandigheden kunnen de volgende stappen ook in een versneld traject plaatsvinden. Voor een goede implementatie zien wij de volgende belangrijke stappen:

1. Voorbereidende fase

• Stel een scherp pakket van eisen op: technische specificaties, patiëntveiligheid, informatiebeveiliging, gebruiksvriendelijkheid, integratie met andere systemen waaronder het EPD. Betrek alle stakeholders in deze fase en zorg voor het juiste draagvlak (nu in tijden van het COVID-19 virus is de noodzaak ineens heel duidelijk).
• Breng het zorgproces in kaart en bepaal de effecten van de implementatie op het zorgproces: maak een impactanalyse om de gevolgen van het implementatietraject vooraf in kaart te brengen.
• Kies een beeldbel-systeem dat optimaal aansluit bij het pakket van eisen: denk hierbij aan de integratie in het EPD en het patiëntenportaal, controleer of de leverancier voldoet aan de NEN7510- en ISO 27001-normering en bij welke zorgorganisaties het product al gebruikt wordt.

2. Technische implementatie

• Neem maatregelen voor privacy, beveiliging en (cyber)security: zorg dat de overlegruimte afdoende afgeschermd is, gebruik een beveiligde verbinding via het patiëntenportaal (bijvoorbeeld DigiD) en een beveiligd platform (AVG-proof).
• Zorg voor de technische inrichting van de infrastructuur, ICT-systemen en koppelingen: genereer meeting links, koppel deze aan een afspraakcode en verstuur deze naar het patiëntenportaal.
• Zorg voor een stabiele internetverbinding voor optimale beeldkwaliteit: kies bij voorkeur voor een vaste internetverbinding in plaats van een Wifi-verbinding.

3. Functionele implementatie
   Gebruik ter voorbereiding op de functionele implementatie vier procedures: autorisatieprocedures, testprocedures, meldingen-procedures en wijzigingsprocedures. Stel de rechten in voor gebruikers, test de werking van de koppelingen, registreer alle meldingen, bepaal welke wijzigen vereist zijn en voer deze door. Besteed daarbij ook aandacht aan gebruikerseisen:

• Gebruiksvriendelijkheid; gebruik een beeldscherm met ingebouwde microfoon, luidspreker en camera.
• Uniformiteit; zet een banner met logo ziekenhuis achter de arts voor professionele uitstraling.
• Inrichting van het beheer: zorg voor de inrichting van het beheer om artsen en patiënten technisch te ondersteunen;
• Declaraties: stel voorwaarden vast voor het indienen van zorgdeclaraties.

Bied daarnaast optimale ondersteuning bij het gebruik, stel een opleidingspakket samen en geef voorlichting aan de eindgebruikers om de implementatie van het videobellen te versnellen en te versoepelen.

4. Nazorg fase
   In de nazorgfase is het volgende belangrijk:

• Beleg het beheer van de video consulting oplossing in de beheerorganisatie.
• Beleg in het proces een servicedesk die de eindgebruikers ondersteund bij technische en functionele vragen.
• Evalueer en optimaliseer het gebruik van video consulting periodiek, voer verbeteringen iteratief door en organiseer kennissessie voor gebruikers om ervaringen onderling uit te wisselen.

Onze ervaring op het gebied van video consulting
Vanuit PinkRoccade Ziekenhuizen ondersteunen we meerdere opdrachtgevers met het werkend krijgen van video consulting.

Zo helpen we bij Rijnstate met het uitbreiden van het gebruik van de app FaceTalk, een beeldbel-oplossing voor zorgorganisaties. Dit omvat het inventariseren van geschikte patiëntpopulaties, het afsluiten van aansluitingscontracten met poliklinieken en het technisch inrichten en ondersteunen van het gebruik van de app.

Het Franciscus Gasthuis & Vlietland hebben wij daarnaast begeleid bij het voortraject van de implementatie van videoconsult. Hierbij is vooral gekeken naar de processen rondom het gebruik hiervan. Dit traject liep parallel aan de voorbereiding op de technische implementatie.

Het Erasmus MC hebben wij ondersteund bij het opzetten van videoconsult. Hierbij lag de nadruk om de technische implementatie en is er projectleiding gegeven aan de pilot fase. Belangrijke lessen waren: een stabiele in het EPD geïntegreerde oplossing, oog voor declaratie proces en de mogelijkheid voor dossiervoering tijdens het consult.

Wilt u weten welke mogelijkheden er zijn voor uw zorgorganisatie? Neem contact op met Annemarie Bolland (Annemarie.Bolland@pinkroccade.nl | +316 4339 2601).