Een terugblik op de kennissessie Elektronisch Verpleegkundig Dossier

Het zit er weer op! De kennissessie over de koppeling met het Elektronisch Verpleegkundig Dossier in CuliCart Hospitality. Samen met Huuskes en Rijnstate organiseerden wij deze middag waar we ruim 40 relaties mochten verwelkomen. Een korte terugblik op deze middag.

De kennissessie werd gehouden in het ziekenhuis Rijnstate Arnhem waar we de middag begonnen met een heerlijke lunch, verzorgd door Huuskes. Tijdens deze middag vertellen gebruikers van Rijnstate en Huuskes hun ervaringen over de implementatie van de EVD-koppeling. Jolanda Volman, Beleidsadviseur en projectleider Voeding in Rijnstate, bijt de spits af.

WAAROM EEN EVD-KOPPELING?
Jolanda Volman vertelt waar Rijnstate vandaan komt (denk bijvoorbeeld aan een kaartenbakje) maar ook wat de gevolgen zijn als de gegevens niet kloppen. Bijvoorbeeld een patiënt die niet zelf kan eten. Zonder een duidelijke registratie en afhandeling van de medewerkers kan deze patiënt niet eten. Een analyse van het werkproces maakte Rijnstate duidelijk dat zij een keuze moeten maken voor digitalisering. Een proces waarin gegevens beter op elkaar aansluiten en veel zaken uitgesloten worden, zoals de patiënt die zijn of haar eten niet krijgt of de verkeerde voeding, maar ook een operatie die het ziekenhuis moet uitstellen omdat een patiënt toch niet nuchter blijkt te zijn. Uit de case blijkt dat Rijnstate door een koppeling met het EVD dagelijks een kostenbesparing heeft van een uur per dag, per serviceassistent. Naast verbetering van patiëntveiligheid een flinke kostenbesparing dus.

DE VERANDERING
Verandering van een proces zorgt vaak voor weerstand. Ook bij Rijnstate liepen ze hier tegenaan. De omschakeling van papier naar digitalisering was met name voor de verpleging een grote stap.
Digitalisering betekent namelijk dat de zorg alles tijdig moet registreren in het Elektronisch Verpleegdossier. De voordelen zijn vaak wel duidelijk, namelijk:
– Altijd up-to-date informatie over de patiënt;
– De voedingsinformatie is beschikbaar voor alle disciplines;
– Het integreren van voeding in zorgprocessen;
– Geen gebruik van papier.

Toch was de digitalisering even wennen. Juist door de eindgebruikers goed bij het gehele proces te betrekken heeft de koppeling de beste manier van slagen. Blijven communiceren is dus van cruciaal belang. De verpleegkundigen zijn nu verantwoordelijk voor de registratie in het EVD. Voor een correcte uitvoering is het zeer waardevol om vooraf een verantwoordelijke te kiezen voor de registratie. Uiteraard blijft de afstemming tussen de service-assistent, diëtist en verpleging noodzakelijk.

DE EVD-KOPPELING
“Testen, testen en nog eens testen”, aan het woord is Marco Jansen, Functioneel Beheerder Zorgapplicaties bij Rijnstate. Want: het formulier is af, hoe gaat de implementatie dan in zijn werk? De werkwijzen zijn per afdeling vaak afwijkend. Het is belangrijk om goed te testen met de eindgebruikers: klopt de inrichting met de wensen van de medewerkers, past het in het werkproces, missen er nog zaken? Juist door dit te doen is Rijnstate tot een goede koppeling gekomen. Bovendien draagt het betrekken van de medewerkers ook bij aan het dragen van de verandering in het werkproces.
Er volgt een demonstratie van de EVD-koppeling door Petra Steenhof – Vink, diëtiste en Sandra Kodan, serviceassistent. Hoe ziet het EVD/CuliCart-formulier eruit en hoe voer je de voedingsgerelateerde gegevens in. Kortom: hoe ziet het werkproces er dan uit en hoe is dit zichtbaar in het medewerkersportaal van CuliCart Hospitality.

Robert Dekker van Huuskes vertelt over zijn rol als applicatiebeheerder. Hij zorgt er met name voor dat de informatie tussen HiX-EVD en CuliCart Hospitality op de juiste wijze wordt uitgewisseld. In het kort: een stukje ontzorgen van Rijnstate.

Marlies Dewez, werkgroepvoorzitter Verpleegkundig Dossier , sluit af met een toelichting over de implementatie van de EVD-koppeling, het indienen van een change request (van de CuliCart vragenlijst en de koppeling) bij de regiegroep van Rijnstate en de leverancier ChipSoft (HiX) wat nodige expertise en geduld vereist.
Dankzij doorzettingsvermogen, gedrevenheid en korte communicatielijnen tijdens het project tussen Rijnstate, Huuskes, PinkRoccade CuliCart Hospitality en ChipSoft, is de realisatie van het CuliCart Hospitality formulier in HiX EVD en de koppeling met CuliCart Hospitality nu een feit!

Conclusie van deze middag is dat de EVD-koppeling in CuliCart Hospitality de patiëntenzorg ten goede komt. Op deze wijze breng je de juiste zorg op de juiste plek. Dat is waar alle zorgorganisaties het immers voor doen: de beste zorg.

Wij danken de medewerkers van Rijnstate voor het delen van hun reis naar de koppeling. Uiteraard ook een grote dank voor Huuskes, voor het mede-organiseren maar ook voor de heerlijke gerechtjes.