GS1 Roundtable

PinkRoccade Bedrijfsondersteuning Zorg (BoZ) en de deelnemers aan de GS1 round-table hebben als doel zich te richten op betere traceerbaarheid van medische hulpmiddelen binnen de zorg. Met zo’n 15 vertegenwoordigers van ziekenhuizen die gebruik maken van BoZ-logistiek* wordt er hard gewerkt aan de standaardisatie om traceerbaarheid in het logistieke proces te realiseren. Woensdag 21 juni jl. zijn een aantal vertegenwoordigers (Spaarne Gasthuis, Antonius Ziekenhuis Sneek en BoZ) voor de tweede keer samengekomen en zijn de processen in detail uitgewerkt en ontworpen.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Op 1 juli 2018 wordt een wijziging in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ) van kracht. Vanaf dat moment moeten ziekenhuizen volgens deze wet implantaten die bij patiënten worden geplaatst, registreren en vervolgens op uniforme wijze aanbieden aan het landelijk implantatenregister (LIR). De registratie en aanlevering moet via het eigen EPD van het ziekenhuis gaan plaatsvinden.

Door de verplichte registratie ontstaan mooie kansen om het logistieke- en hieraan gekoppelde inkoopproces te optimaliseren.

Traceerbaarheid in logistiek proces

De aanstaande GS1 BoZ-logistiek module biedt naast het voldoen aan wet- en regelgeving grote voordelen op het gebied van de patiëntveiligheid en verlaagt de kosten bij een eventuele recall. Door het scannen en verwerken van de GS1-barcodes kunnen ziekenhuizen de producten op ieder moment in het (interne) logistieke proces traceren. Ziekenhuizen hebben hierdoor altijd een actueel en gedetailleerd inzicht in de voorraad waardoor het uitvoeren van een specifieke recall eenvoudig en snel verloopt.

Uitgangspunten GS1 en BoZ-logistiek

• Ontvangst colli – Door centrale goederenontvangst wordt op basis van het ordernummer een voorlopige ontvangst in BoZ-logistiek geregistreerd.
• Detailregistratie – Een logistiek medewerker van de OK scant de labels op de producten. Op basis van deze scan vindt de detail ontvangstregistratie plaats. Nu wordt ook de houdbaarheidsdatum en het lotnummer in BoZ-logistiek verwerkt.
• Scanning van het verbruik – Scanning van het artikel zorgt voor registratie in het EPD en voor voorraadafboeking in BoZ-logistiek. Op basis van de productidentificatie wordt via een webservice de artikelinformatie in BoZ-logistiek opgehaald en geregistreerd in het EPD van Chipsoft of Epic.
• Aanvraag – De verlaging van de voorraad leidt automatisch tot een nieuwe aanvulling op basis van de bestelparameters.
• Order – Operationele inkoop bundelt aanvragen tot optimale inkooporders.

Opvolging

Begin juli gaat Simon Bosschieter (Product Manager BoZ) bij het Spaarne Gasthuis en het Antonius Ziekenhuis te Sneek het logistieke proces (van ontvangst colli tot de scanning van het verbruik) doorlopen en matchen met de uitgangspunten voor de GS1 BoZ-logistiek module . Deze inzichten worden meegenomen in de verdere co-creatie ontwikkelaanpak.

GS1 BoZ-logistiek module zal in eerste zin naast een EPD gaan voldoen aan de registratienormen GS1 om de verwerking van verbruik in voorraad en het inkoopproces mee te nemen.

Als vervolgstap zullen Ziekenhuizen met een EPD van Chipsoft of Epic een standaard koppeling worden aangeboden om vanuit 1 scanhandeling zowel invoer in het EPD als bedrijfsondersteunende systemen te registreren.

Medio november/december 2017 kan de GS1 BoZ-logistiek module door ziekenhuizen worden getest en ingezet.

*voorheen VILA