Het patiëntenportaal na VIPP: online afspraken maken

Deel vier in de reeks over het patiëntenportaal na VIPP.

Het Centraal Bureau van de Statistiek heeft onderzoek gedaan onder volwassen Nederlanders over het maken van online afspraken met hun huisarts. Hieruit blijkt dat 64 procent van deze mensen die momenteel geen online afspraken maken of niet kunnen maken, bereid zijn dit in de toekomst wel te doen  (CBS, 2019). Als de bereidheid hiervoor rondom huisartsenzorg zo groot is, is het aannemelijk dat dit zich vergelijkbaar vertaalt naar de ziekenhuiszorg. Net als met e-consult (deel drie) geef je de patiënt meer regie over zijn zorgproces door het aanbieden van online afspraken. Daarom is het onderwerp van deel vier van de reeks over het patiëntenportaal na VIPP het maken van online afspraken.

Minder no-shows en administratieve last
Niet alleen krijgt de patiënt meer regie over zijn zorgproces, onderzoek wijst uit dat zij meer verantwoordelijkheidsgevoel hebben over zelf gemaakte afspraken. Het is de verwachting dat het resultaat hiervan aanzienlijk minder no-shows is (van Galen, 2011). Daarnaast neemt ook de administratieve last van de poli-medewerkers af doordat zij minder afspraken hoeven te plannen. Voor zowel de patiënt als poli-medewerkers een grote winst dus.

Nieuw- of herhaal afspraak?
Bij het maken van online afspraken wordt onderscheid gemaakt in twee verschillende stromen van patiënten:

1. Doorverwijzing van een patiënt via de huisarts

Hierin is het noodzakelijk dat de desbetreffende huisarts is aangesloten op het ZorgDomein portaal, een portaal wat specifiek gemaakt is voor het maken van afspraken in het ziekenhuis. De verwijzing inplannen kan vervolgens op twee manieren. Allereerst kan de huisarts de afspraak inplannen bij het versturen van de verwijzing aan het ziekenhuis. Hier krijgt hij/zij de eerstvolgende mogelijkheid aangeboden. De andere manier is dat de patiënt een code meekrijgt waarmee hij/zij thuis zelf een afspraak kan inplannen. Omdat hier verder geen medische gegevens op staan is inloggen met DigiD niet nodig.

Met het laten inplannen van een ZorgDomein-verwijzing is het belangrijk dat ZorgDomein goed is ingericht. De zorgproducten moeten specifiek genoeg zijn dat een code verwijst naar een specifieke agenda. In veel gevallen zijn de zorgproducten te algemeen om direct in te plannen en is er alsnog triage nodig door de poli. Door de zorgproducten specifiek te maken kan de triage deels geautomatiseerd worden en is de afspraak direct in te plannen. Hiermee is veel winst te behalen.

2. Herhaalafspraak in het ziekenhuis

Voor herhaal- en controleafspraken staan patiënten op een wachtlijst tot de afspraak in te plannen is. Het ziekenhuis heeft bij deze patiënten aangegeven dat zij zelf de afspraak mogen inplannen. Zodra de agenda voor de periode van de afspraak open gaat, kan de patiënt de afspraak zelf inplannen.

Om het maximale succes uit deze manier van werken te halen is het van belang dat de e-mail notificatie aan staat waarmee de patiënt wordt geattendeerd op  het zelf inplannen van  een afspraak . Dit is een actieve trigger voor de patiënt, maar gebeurt niet standaard in het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Het ziekenhuis moet dit zelf ontwikkelen. Ook is het cruciaal dat er in de agenda plek is voor de patiënt om een afspraak bij de poli in te plannen. Vaak worden wachtlijstitems in de agenda direct ingepland, waardoor er geen ruimte meer is voor patiënten om binnen een relatief korte periode hun afspraak in te plannen.

Meten is weten
Om patiënten succesvol online afspraken te laten maken en hier het meeste voordeel uit te halen als ziekenhuis, zijn de inrichting van het ZorgDomein portaal en de ruimte in de agenda belangrijke succesfactoren. Samen met online vragenlijsten, digitale patiëntvoorlichting en e-consult geeft het online afspraken maken meer regie aan de patiënt in zijn zorgproces. Wanneer uw ziekenhuis dit allemaal heeft ingericht is het ook van belang te weten hoe het daadwerkelijk gebruikt wordt en wat er beter kan. Daarom richten we ons in deel vijf op het maken van rapportages en statistieken van deze uitgelichte implementaties in deel één tot en met vier van deze reeks over het patiëntenportaal na VIPP. Nu alvast meer weten? Neem contact op met Annemarie Bolland (Annemarie.Bolland@pinkroccade.nl | 06-43392601).

Verwijzingen
CBS. (2019, 4 19). Ruim 1 op 5 vraagt herhaalrecept online aan. Opgehaald van CBS: https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2019/16/ruim-1-op-5-vraagt-herhaalrecept-online-aan
van Galen, L. (2011). Decentraal afspraken maken door patienten via internet. Rotterdam: Erasmus universiteit.