Stichting Altrecht Live met mijnQuarant Agenda

Eind april ging Stichting Altrecht succesvol live met de nieuwe mijnQuarant agenda. Hiermee beschikt Altrecht nu over een gebruiksvriendelijke agenda waarmee behandelaren en secretariaten eenvoudig afspraken maken met patiënten en collega’s. Dagelijks werken er 800 tot 1000 gebruikers gelijktijdig met de nieuwe agenda.

Een succesfactor in het project was het houden van een ‘Fase 0’ om de organisatie zo goed mogelijk voor te bereiden op de ingebruikname van de Agenda. In deze Fase 0 zijn de afwijkingen tussen de werkprocessen van Altrecht en de mijnQuarant blauwdruk werkprocessen in kaart gebracht. Daarna is de impact ervan bepaald en zijn we, Altrecht en PinkRoccade GGZ, gekomen tot een optimaal werkproces.
De projectleider van Altrecht, Els van de Peppel, zegt hierover: “Fase 0 leverde ons een duidelijk beeld op over waar veranderingen in onze administratieve organisatie en werkprocessen nodig waren. Dit gaf ons de kans van tevoren na te denken en beslissingen te nemen hoe we bepaalde onderdelen ingericht wilden hebben. Bij dit proces zijn nadrukkelijk medewerkers vanuit de praktijk betrokken geweest. In feite hebben we hiermee de praktijk en de theorie bij elkaar gebracht en daarmee voorkomen dat we voor verrassingen kwamen te staan op het moment dat we de nieuwe Agenda in productie namen.”

Na ‘Fase 0’ is er begin februari direct gestart met het inrichten en testen van de agenda en het voorbereiden op de livegang. “ We hadden een harde deadline, dus we wisten wat ons te doen stond. De werkzaamheden moesten in korte tijd worden uitgevoerd en beslissingen snel worden gemaakt. Door de focus van de organisatie op dit project, ook vanuit management, werden er snel resultaten geboekt. Dat was prettig werken.”, aldus Geert Bos, projectleider vanuit PinkRoccade GGZ. “Complimenten aan zowel het projectteam van Altrecht als mijn collega consultants Marty Anthonio en Stefan de Groot, die keihard hebben gewerkt om tijdig en goed live te kunnen met de agenda!”

Als vervolgstap op deze succesvolle implementatie zijn Altrecht en PinkRoccade GGZ de mogelijkheden aan het verkennen hoe Altrecht verder kan worden ondersteund bij het bereiken van haar organisatiedoelstellingen.